Gli archivi d’impresa
“L’archivio è un bene patrimoniale, che può essere fruttifero sotto diversi punti di vista, per finalità e utilizzi disparati, ma sempre connessi agli obiettivi istituzionali dell’impresa” (Giorgetta Bonfiglio-Dosio)
Oggi parleremo degli archivi di impresa. Per noi “addetti ai lavori” è considerato un termine generico, che racchiude un mondo fatto di realtà estremamente diverse tra loro.
Anche in questo caso, sembra che contemporaneamente possa interessare tutti e nessuno di noi...a quanti sarà capitato di entrare a vario titolo in contatto con un’impresa?
Potrebbe diventare estremamente interessante per noi guardare la questione da un altro punto di vista e chiederci: che tipo di documenti si possono trovare in archivi di questo tipo?
La sorpresa è che non saranno solo di carta ma estremamente eterogenei: quando si parla di imprese infatti il discorso si può ampliare parecchio fino ad includere mondi apparentemente lontani, che siamo abituati a ritrovare nei musei: ecco comparire documenti che potranno essere anche oggetti, macchinari e, perché no? Prodotti creati direttamente dall’impresa!
Questo tipo di documentazione è molto preziosa e andrebbe tutelata fin dal suo nascere.
Un oggetto, che si può anche definire documento in quanto prodotto nel corso dell’attività del soggetto che dà vita ad un archivio, porta con sé una quantità impressionante di informazioni che molto spesso l’archivista ricava a posteriori, quando cioè viene chiamato dall’imprenditore che prende coscienza dell’importanza della sua impresa e la vuole valorizzare.
L’archivista infatti in questo frangente saprà decifrare una gran quantità di indizi che lo porteranno direttamente a cercare, anche in posti improbabili, le serie di documenti che si aspetta di trovare per poter soddisfare le esigenze del committente.
In questo periodo di grandi cambiamenti, anche dal punto di vista legislativo e con l’avvento degli archivi digitali o dematerializzati, appare di straordinaria importanza eseguire un’organizzazione della raccolta e sedimentazione dei documenti di tutti i tipi fin da subito, fin cioè dalla nascita dell’impresa.
Naturalmente in certi casi sarà più semplice: basti pensare alle imprese private riconducibili a società di capitali come le s.p.a, per esempio, o le società di persone come le s.n.c: in questo caso la raccolta dei documenti sarà in qualche modo in parte vincolata anche da precise esigenze fiscali o di produzione e di tenuta degli archivi sottoposti a normative di legge.
Molto diverso invece sarà il caso di ditte individuali, in cui la divisione netta tra diversi tipi di documenti, privati familiari e legati all’impresa si perde in favore di un sedimentarsi indistinto: in questo caso si potranno trovare nello stesso spazio fatture, documenti legati alla gestione dell’impresa, come anche fotografie personali, diari, agende… i due mondi che si incontrano insomma.
Ma la considerazione fondamentale è che ogni impresa che gestisce correttamente il suo archivio e organizza in modo funzionale la propria sedimentazione di documenti di tutti i tipi, non solo saprà reperirli con maggiore velocità, ma manterrà una testimonianza utile e funzionale sia nella fase corrente della sua attività, sia quando vorrà recuperarne i valori fondanti, magari in una fase di molto successiva.
E questo discorso può valere per tutte le imprese: l’archivio rappresenta sempre un valore e quando l’imprenditore ne prende coscienza lo considera sempre come asset privilegiato della propria impresa.